Une société doit se soumettre à une domiciliation pour être enregistrée en tant que telle, et donc exister non seulement de manière physique, mais aussi de façon administrative et juridique. L’entreprise peut s’y plier de plusieurs façons possibles pour satisfaire à ce devoir. Cependant, suivant l’option adoptée, des obligations restent à respecter. La législation établit des règles à suivre pour chaque partie prenante de cette procédure juridique.
Valeurs de la domiciliation
En termes simples, la domiciliation exprime l’obligation de chaque entreprise de déclarer une adresse d’existence. Même si celle-ci diffère de l’adresse physique ou du lieu d’exercice de l’activité, elle lui confère le statut de siège social en représentant son adresse juridique et fiscale. Ainsi, la possibilité d’établir une domiciliation en son lieu de résidence personnel ne va pas à l’encontre de la loi. Mais comme elle peut se confronter à des restrictions d’un autre ordre (contrat de bail, règlements municipaux, etc.), d’autres alternatives viennent en solution, pour ne pas aller à l’encontre de la législation. Certains centres d’affaires peuvent par exemple servir d’adresse fiscale et juridique. En outre, des sociétés proposent même le service de domiciliation comme activité principale. Dans tous les cas, des obligations lient chaque intervenant de cette collaboration à formaliser en contrat écrit valable pour trois mois et renouvelable par tacite reconduction. Toute résiliation doit faire l’objet d’un préavis.
Responsabilités du domiciliataire
Entre autres obligations, posséder un agrément préfectoral constitue le premier critère obligatoire pour une société de domiciliation. Ensuite, le lieu d’exercice ne pourra en aucun cas être un local à usage d’habitation ou mixte. Propriétaire ou locataire, l’entreprise doit disposer d’un document juridique justifiant son habilitation à exploiter les lieux (contrat de bail). En outre, elle doit mettre une salle à la disposition des domiciliés pour leurs activités spécifiques, notamment les réunions professionnelles. La confidentialité des activités doit être assurée. Les archives juridiques et fiscales doivent y être consultables par les agents de la législation en cas de contrôle.
Règles régissant le domicilié
Pour sa part, une société ayant recours à un service de domiciliation doit en informer l’administration au moment même de son enregistrement au registre des commerces et des sociétés, tout en précisant les coordonnées du domiciliataire. De plus, elle n’a le droit de se servir du local loué que comme siège social uniquement. Par ailleurs, toute modification de la nature de ses activités doit impérativement être communiquée à l’entreprise de domiciliation.